Hi hi, Minlou here!

I'll be doing my first long-haul solo flight to one of the most beautiful capital cities in the world: Budapest, Hungary. Tapi sebelum itu, ada satu rintangan yang harus dilewati: bikin visa, more specifically, Schengen Visa.

Blog post ini lumayan panjang, mengingat banyak perintilan yang harus dibahas. Kalau kamu pengen skip ke bagian yang kamu mau, silakan klik subjudul berikut ya:

1. Apa itu Visa Schengen

2. Permohonan Visa Schengen melalui Kedubes Hongaria (proses dan dokumen)

3. Kesalahan yang sering dilakukan

General knowledge about Schengen Visa

1. Keliling Eropa, harus apply Visa Schengen melalui negara mana?

Buat yang belum tau, Visa Schengen berlaku untuk area Schengen di Uni Eropa: 

Austria, Belgia, Republik Ceko, Denmark, Estonia, Finlandia, Perancis, Jerman, Yunani, Hongaria, Islandia, Italia, Latvia, Liechtenstein, Lithuania, Luksemburg, Malta, Belanda, Norwegia, Polandia, Portugal, Slowakia, Slovenia, Spanyol, Swedia dan Swiss.

Kan banyak nih negara yang ada di area Schengen, cara menentukan kamu harus mengajukan visa dari negara mana adalah:

a. Negara mana yang akan pertama kali kamu kunjungi saat mendarat di area Schengen? ATAU

b. Negara mana yang akan kamu kunjungi paling lama?

In my case, saya akan landing / memijakkan kaki pertama kali di Budapest (Hongaria). Dan, kebetulan juga akan stay paling lama di Hongaria. Jadi, dari sini sudah jelas saya harus apply Visa Schengen melalui Kedutaan Besar Hongaria.

2. Hanya perlu apply satu kali Visa Schengen untuk semua area Schengen?

Benar! Akan tetapi, dengan visa Schengen short stay (masa tinggal jangka pendek) kamu hanya boleh menetap maksimal 90 hari dalam rentang 180 hari. Jadi, selama 90 hari kamu bebas keluar masuk area Schengen tanpa harus membuat visa lagi.

Hanya boleh menetap 90 hari dari rentang 180 hari, maksudnya gimana?

Dari pengertian Minlou dan berdasarkan pengalaman mengisi formulir permohonan visa, kamu akan diminta untuk mengisi jenis visa kamu: single entry atau multiple entry. 

Single entry: kamu hanya akan masuk ke area Schengen 1x selama masa berlaku visa (180 hari).

Multiple entry: kamu akan keluar-masuk area Schengen beberapa kali selama masa berlaku visa (180 hari).

Sebagai contoh, visa kamu berlaku sejak tanggal 10 Oktober 2022. Kamu mendarat di Hongaria pada tanggal 15 Oktober 2022 dan pulang kembali ke Indonesia / keluar dari area Schengen pada tanggal 15 November 2022 (durasi perjalanan 30 hari). Lalu, karena alasan tertentu, kamu ingin masuk ke area Schengen kembali pada tanggal 20 Januari 2023. Karena visa multiple entry kamu masih berlaku, maka kamu masih diperbolehkan untuk masuk ke area Schengen tanpa harus mengajukan ulang permohonan visa. Dan karena sisa masa perjalanan kamu masih ada 60 hari (90 - 30), kamu dapat tinggal di area Schengen selama masa tersebut.

3. Kenapa memutuskan untuk tidak memakai jasa travel? 

Seperti orang-orang pada umumnya, jika sudah mendengar kata "visa" pasti langsung terpikirkan untuk membayar jasa travel agar lebih cepat dan mudah. This is true, for most cases. Akan tetapi, setelah banyak pertimbangan, inilah alasan mengapa Minlou memutuskan untuk mengurus sendiri semua berkas permohonan visa:

a. Budget

Biaya pengaplikasian visa Schengen melalui jasa travel ada di kisaran Rp 2,600,000. At first glance, angka ini bukanlah angka yang sangat besar. Namun ternyata, ini hanyalah biaya jasa, belum biaya visa yang akan dikenakan dari Kedutaan Besar. Ketika Minlou cek di website, harga visa Schengen via Kedubes Hongaria ada di sekitar € 60 - € 80 atau setara dengan Rp 910,000 - Rp 1,200,000. Jika ditambahkan dengan biaya travel, harga tersebut sudah menyentuh angka Rp 3.5 - 3.8 juta. 

Belum lagi, Kedutaan Besar Hongaria yang dapat memroses permohonan visa terletak di DKI Jakarta dan pengumpulan berkas harus dilakukan secara offline (pemohon harus datang langsung ke Kedubes). Ini berarti, Minlou yang berdomisili di Medan masih harus merogoh kocek sekitar Rp 3,000,000 untuk tiket pesawat PP Medan - Jakarta, dan Rp 2,500,000 untuk akomodasi selama lebih kurang 15 hari di Jakarta, itu juga kalau mode hemat, dan kalau visa-nya approved dalam kurun waktu 15 hari. Jika tidak? ya harus tunggu lebih lama lagi :D

Jadi walaupun menggunakan jasa travel, proses pengumpulan berkas dan wawancara harus dihadiri oleh saya sendiri di Jakarta. Estimasi total biaya yang diperlukan mencapai Rp 9.3 juta rupiah jika saya memakai jasa travel.

b. Melengkapi Berkas

Karena tujuan permohonan Visa Schengen saya adalah untuk mengunjungi teman (bukan dalam occasion turisme), maka dokumen yang perlu saya lengkapi berbeda dengan Visa Schengen dengan alasan turisme.

Untuk detail berkas akan dijabarkan di subjudul selanjutnya ya, tapi intinya, visa dengan alasan kunjungan teman atau keluarga akan memerlukan Surat Undangan / Invitation Letter asli yang dikirim dari Hongaria. Sedangkan visa dengan alasan turisme akan memerlukan Jadwal Bepergian / Travel Itinerary yang sangat rinci (susunan acara hari per hari, moda transportasi, dll harus dijelaskan secara lengkap). 

Saya tidak perlu merincikan semua "acara" saya karena tujuan bepergian saya bukanlah untuk turisme. Dengan begini, peran jasa travel akan berkurang secara signifikan. Menurut opini pribadi saya, jasa travel sangat dianjurkan untuk digunakan apabila kamu mengunjungi area Schengen dalam rangka liburan / jalan-jalan karena mereka-lah yang paling paham tempat apa yang harus dikunjungi, hotel, restoran, moda transportasi selama berada di area Schengen, dan lain-lain. Kamu tidak perlu menghabiskan waktu dan tenaga untuk research satu persatu, apalagi kalau kamu akan bepergian lebih dari 14 hari 😆 Bikin itinerary ribet juga lhoo!

c. Jadwal Janji Temu / Appointment di Kedubes

Berdasarkan pengalaman Minlou sendiri dan dari beberapa teman yang pernah memohon visa Schengen via travel, jadwal appointment yang bisa didapatkan cenderung lama atau jauh.

Contohnya, Minlou berencana terbang di tanggal 15 Oktober 2022. Pertama kali saya menghubungi 3 jasa travel berbeda di akhir bulan Agustus, semua mengatakan bahwa jadwal appointment Kedubes untuk Visa Schengen sedang ramai dan slot yang ada itu di akhir bulan Oktober. Sudah pasti tidak sempat dong ya, kan udah mau terbang tanggal 15 (dan ini lumayan tidak bisa diganggu gugat karena Minlou masih punya keperluan lain sehingga tidak dapat diundur lagi).

Akhirnya saya langsung menghubungi Kedubes Hongaria melalui e-mail mereka dan bertanya seputar jadwal appointment serta proses permohonan visa. To my surprise, appointment paling awal yang masih kosong ada di tanggal 19 September, satu bulan lebih cepat daripada waktu yang didapatkan jasa travel. 

Permohonan Visa Schengen melalui Kedubes Hongaria di Jakarta

1. Tentukan tujuan travelling dengan jelas

Seperti yang sudah Minlou ketik di beberapa paragraf atas, tujuan bepergian kamu berperan penting dalam menentukan jenis berkas atau dokumen yang kamu perlukan. Pertama kali menghubungi Kedubes Hongaria melalui e-mail, respon pertama yang saya dapat adalah pertanyaan mengenai tujuan saya berkunjung ke Hongaria. 

Karena saya bertujuan mengunjungi teman (yang merupakan warga negara Hongaria), maka berkas-berkas yang perlu saya lengkapi selain formulir permohonan visa, reservasi penerbangan, asuransi perjalanan, paspor, pas foto, dan fotokopi halaman data paspor, KTP, KK, Akta Lahir adalah:  

• surat undangan / invitation letter resmi yang diterbitkan langsung dari kantor imigrasi Hongaria, ATAU surat undangan yang ditulis oleh teman / keluarga kamu di Hongaria dengan narasi sendiri, lalu disahkan oleh notaris publik setempat di Hongaria lalu dikirimkan ke Indonesia,
• bank statement yang menyatakan bahwa saya sebagai nasabah menjalin hubungan baik dengan bank dan tidak ada aset saya yang dibekukan,
• proof of employment / bukti bahwa saya memiliki pekerjaan tetap. Saya memilih untuk menyertakan proof of employment ini dalam bentuk surat keterangan bekerja yang diterbitkan oleh kantor. Sebagai panduan, saya menyertakan informasi sebagai berikut: kapan saya mulai bekerja di perusahaan ini, saya bekerja di posisi apa, besaran gaji per tahun, dan pernyataan bahwa perusahaan menyetujui permintaan cuti saya selama masa perjalanan di Hongaria (rincikan tanggal berangkat dan pulang).
• rekening koran / mutasi rekening selama 3 bulan terakhir. Dokumen ini harus disertakan oleh pemohon (saya) dan penanggung biaya perjalanan (dalam hal ini, teman saya).

Selain ini, penting untuk diingat bahwa apabila kamu akan tinggal di rumah atau apartemen teman / keluarga yang ingin kamu kunjungi di Hongaria dan mereka tidak mengantongi kewarganegaraan Hongaria, maka kamu juga harus menyertakan surat pernyataan dari landlord atau pemilik rumah / apartemen itu yang mengizinkan kamu untuk datang dan tinggal di unit tersebut.

2. Dokumen apa saja yang harus dikumpulkan jika saya bepergian dengan alasan selain kunjungan teman? Misalnya untuk liburan, perjalanan bisnis, perjalanan pendidikan, dll.

Rincian paling update untuk dokumen yang perlu kamu kumpulkan bisa kamu dapatkan langsung dengan cara mengontak Kedutaan Besar melalui e-mail. Dari pengalaman Minlou via Kedubes Hongaria, mereka hanya butuh waktu beberapa jam hingga satu hari untuk menjawab e-mail. 

Setelah rincian dokumen diberikan, Kedubes akan menyertakan tautan / link yang bisa kamu gunakan untuk booking jadwal appointment di Kedubes. 

Jika ada yang kurang dimengerti mengenai berkas yang perlu dikumpulkan, baiknya bertanya sampai benar-benar jelas daripada harus mengulang appointment. Percayalah, lebih baik jadi orang bawel daripada rencana liburan kamu jadi berantakan 😭

3. Apa bisa langsung datang ke Kedubes?

NOPE! Tidak bisa dan sangat tidak dianjurkan. Kamu HARUS selalu buat appointment melalui website yang disertakan oleh pihak Kedubes dari e-mail (inilah mengapa langkah pertama adalah untuk menghubungi Kedubes).

Jika kamu sudah datang ke Kedubes dengan jadwal yang di-booking namun ada berkas yang kurang, maka kamu harus mengulang booking tersebut. Artinya, apabila slot kosong selanjutnya berjarak 3 minggu dari jadwal pertama kamu, that's it. Kamu mau tidak mau harus menunggu 3 minggu lagi. 

Ini kenapa Minlou sangat menyarankan kalian untuk bertanya sejelas-jelasnya mengenai berkas sebelum jadwal appointment kamu untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Kesalahan yang sering dilakukan

Saat berkunjung ke Kedubes, sekitar 5 - 6 orang diperbolehkan masuk sekaligus sambil menunggu giliran. Dari kesempatan ini, Minlou berhasil nguping dan mendapatkan pelajaran penting 🤭

1. Visa turisme

a. Tidak menyertakan rincian perjalanan / travel itinerary yang lengkap.

Mungkin kamu berpikir, yang penting tertulis hotel yang akan saya tinggali dan beberapa tujuan wisata sudah diperbolehkan. Eiitss, tidak semudah itu Ferguso. Kamu harus benar-benar rinci dalam menyiapkan dokumen yang satu ini. Mulai dari sejak kamu memijakkan kaki di area Schengen, transportasi apa yang akan kamu gunakan dari satu tempat ke tempat lain, tempat wisata mana saja yang akan kamu kunjungi. Apabila kamu datang dari area Schengen yang lain, sertakan juga cara kamu datang dan meninggalkan wilayah Hongaria. 

Contoh, mas-mas sebelum giliran saya kebetulan solo travelling ke Eropa dan beliau akan mengunjungi beberapa negara seperti Austria, Cekoslovakia, Hongaria dan Jerman. Karena akan tinggal paling lama di Hongaria, maka beliau mengajukan permohonan visa melalui Kedubes Hongaria. Rencananya, si Mas akan mengunjungi kota Wina dari Budapest. Namun, beliau tidak merincikan moda transportasi yang akan digunakan untuk meninggalkan Budapest ke Wina. Walaupun ketika ditanya oleh pihak Kedubes beliau dengan jelas menyatakan bahwa akan menggunakan transportasi publik yang tersedia di saat itu nanti, pihak Kedubes tidak menerima jawaban ini dan memberitahu bahwa hal ini harus dirincikan di dokumen. Hasilnya? Permohonan visa beliau langsung dikembalikan (tidak diproses) dan diminta untuk melakukan appointment ulang. Duh, kasian banget mas-nya, karena saya juga pernah ada di posisi itu.

b. Tidak research terlebih dahulu tentang tempat yang akan dikunjungi.

Kalau mas-mas yang tadi lupa merincikan transportasi, mas yang satu ini kurang riset atau mungkin terlalu gugup yaa 😆 Minlou juga gugup banget pas mas-nya ditanyain "mau ngapain aja selama 5 hari di Budapest?" dan "apa nama jembatan yang kamu mau kunjungin itu?"

Tapi akhirnya si Mas bisa menjawab walaupun agak terbata-bata, hihihi. Oh iya, nama jembatannya Széchenyi Chain Bridge ya ges yaa, jembatan yang membentang di sungai Danube, menghubungi sisi kota Buda dan Pest. 

2. Visa kunjungan teman / keluarga

a. Tidak memiliki surat undangan atau invitation letter

Surat undangan asli yang diterbitkan oleh kantor imigrasi Hongaria sangat penting, lho. Dan proses untuk mendapatkan surat ini sangatlah panjang dan lama. Orang yang mengundang harus mengumpulkan banyak berkas, dan proses ini memakan waktu lama.

Apabila tidak ingin melewati proses ribet ini, kamu bisa menggunakan opsi lain yaitu dengan meminta teman / keluarga kamu di Hongaria untuk menuliskan surat undangan ini (panduan dapat didapatkan di Google) lalu disahkan oleh notaris publik setempat. Lalu, dokumen ini dikirimkan ke kamu di Indonesia. 

Saya pribadi menggunakan opsi ke-dua ini karena proses nya lebih cepat. Notaris hanya butuh waktu beberapa jam untuk mengesahkan surat, dan pengiriman dokumen melalui jasa UPS Worldwide Saver memakan waktu 5 hari untuk sampai di depan pintu rumah saya.

b. Tidak memiliki surat keterangan dari landlord

Saat saya datang ke Kedubes untuk kedua kalinya (karena yang pertama kurang surat undangan, hadeh), ada satu pasangan orang tua yang hendak mengunjungi anaknya yang bekerja di Budapest. Mereka berencana untuk tinggal bersama anak mereka di apartemen. Namun, mereka tidak memiliki surat undangan (seperti di poin A) dan tidak memiliki surat keterangan dari pemilik apartemen. 

Opsi yang lebih mudah? Booking dan payment akomodasi berupa hotel selama masa tinggal. Akan tetapi, jika kamu akan berada di Hongaria sangat lama, tentu ini akan menjadi beban tersendiri untuk membayar hotel.

Opsi yang lebih hemat? Minta surat keterangan landlord, buat surat undangan dan sahkan di notaris setempat.

c. Surat undangan tidak disahkan oleh notaris publik

Ini nih, yang bikin saya panik dan bolak-balik Kedubes. Sebenarnya di awal saya sudah punya surat undangan, tapi saya tidak memperhatikan kalau di e-mail tertera bahwa surat tersebut harus diterbangkan langsung dari Hongaria. Kirain ketik sendiri lalu print pdf sudah bisa, ternyata harus disahkan notaris publik di sana. Surat undangan ini akhirnya diketik dalam bahasa Inggris dan disahkan notaris, biayanya sekitar Rp 800,000.

In conclusion...

Prepare well, dan sebisa mungkin bertanya kepada teman atau keluarga yang sudah pernah melakukan permohonan Visa Schengen, it really does help A LOT!

Jika kamu punya pertanyaan seputar ini, atau punya pengalaman yang ingin kamu bagikan ke teman-teman Loulourose, feel free to reach out to us @loulourose.co atau ke Minlou @hi_thyra.